Учимся писать записки докладные, служебные, объяснительные. Статья из журнала ГЛАВНАЯ КНИГА актуальна на 5 октября 2. Содержание журнала. Орлова, директор департамента внутреннего аудита ООО КомоФормальность, отнимающая время и силы,  именно так многие относятся к докладным, служебным и объяснительным запискам и зачастую не видят между ними разницы. Принято считать, что докладные и объяснительные записки связаны с применением дисциплинарных взысканий. Ежемесячно составляется акт списания дизельного топлива. Образец Служебной Записки На Списание Топлива' title='Образец Служебной Записки На Списание Топлива' />Также, стоит заметить, что акт на списание ГСМ обычно составляется один на весь объм. Можно также использовать за образец и бланк какойлибо сторонней компании. Порядок проведения служебного расследования. Командировочные документы middot Письма middot Товарные документы middot Торговые. На самом же деле они используются не только для этого. Мы расскажем, в какой ситуации уместно составление той или иной записки и как это правильно сделать. Зачем нужны записки. Прежде всего, все записки  это информационно справочные документы для оперативного управления. С их помощью происходит обмен информацией внутри компании например, между разными отделами либо между филиалами, представительствами и головным подразделением. Информация в записках не содержит распоряжений, но может стать основанием для принятия какого то управленческого решения, а может быть только принята к сведению. Но написать их совсем непросто. Ведь ни определения понятий, ни правил составления записок нет в нормативных правовых актах. Попробуем их сформулировать сами. Чем записки различаются между собой. Для наглядности покажем основные отличия в таблице. В налоговых целях записки всякие важны. В некоторых случаях какая либо записка наряду с другими документами может выступать как первичный документ для обоснования и документального подтверждения в налоговом учете расходовп. НК РФ, например служебная записка собственной службы рекламы, согласно которой срок фактического использования рекламных видеороликов не превышал 1. Постановление ФАС МО от 1. На основании этой докладной или иного документа будет издан приказ о необходимости работы автомобиля с включенным навигатором и фиксировании в путевом листе его показаний. Письмо ФНС от 1. 6. НК РФ, если с прежнего места работы нет справки 2 НДФЛ. Когда человек долгое время не работал и устраивается на работу вновь, нужна его объяснительная об отсутствии доходов, трудовая книжка и письменное заявление на вычеты. Письмо ФНС от 3. 0. Если работник проводит его в нескольких местах или следует через пункты остановки проездом, нужна объяснительная записка работника и его проездные документы. Письмо Минздравсоцразвития от 2. Закона от 2. 1. 1. Решение Суда Пример Образец на этой странице. Чтобы облегчить задачу, предусмотрите правила составления, а также бланки записок в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству, и ознакомьте работников с ней. Фрагмент инструкции может выглядеть, например, так. Общество с ограниченной ответственностью АльфаУтверждена приказом по ООО Альфаот 2. Записки докладные, служебные, объяснительные. Каждая записка составляется с указанием следующих реквизитов наименование структурного подразделения  составителя записки наименование вида документа  докладная, служебная или объяснительная записка дата документа  дата подписания арабскими цифрами в последовательности день, месяц, год адресат  ф. Текст пишется от первого лица в единственном числе. В тексте записки не должно быть приветствий и завершающих пожеланий. Рекомендуется заканчивать текст словами Считаю. Бланки форм докладной, служебной и объяснительной записок приведены в приложениях. Приведем примеры оформления разных записок. Общество с ограниченной ответственностью АльфаБухгалтерия. Генеральному директору. ООО АльфаИ. И. Стасову. Начальнику отдела кадров. С. В. Климовой. Причины, указанные в объяснительной,признать неуважительными. Применить дисциплинарное взысканиев форме замечания к Т. И. Богдановой. Главному бухгалтеру. А. Д. Жаровой. Принять меры к восстановлению ГТД3. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯЗАПИСКАот 3. Оригинал ГТД, имеющий плотность кальки, автоматически копировался в комплекте с другими документами, имеющими более высокую плотность бумаги. В результате произошло замятие и зажатие оригинала ГТД между валиками копира. При попытке его извлечь документ был разорван на мелкие, невосполнимые и нечитаемые части. Бухгалтер. Т. И. Богданова. С документом ознакомлены Начальникотделакадров. С. В. Климова. 30. Главныйбухгалтер. А. Д. Жарова. 30. Общество с ограниченной ответственностью АльфаБухгалтерия. Начальникутехнического отдела. А. П. Носову. СЛУЖЕБНАЯЗАПИСКАот 1. Положения о премировании ООО Альфа, для расчета премии специалистам технического отдела. Главныйбухгалтер. А. Д. Жарова. С документом ознакомлен Начальниктехническогоотдела. А. П. Носов. 13. 0. Общество с ограниченной ответственностью АльфаБухгалтерия. Генеральному директору. ООО АльфаИ. И. Стасову. Начальнику отдела кадров. С. В. Климовой. Подготовить проект приказаоб отзыве из отпуска. Жаровой А. Д. В ходе работы появилась необходимость в разъяснениях структуры дебиторской задолженности по импортным контрактам с китайскими компаниями. Поскольку учет этих контрактов ведет лично главный бухгалтер Жарова А. Д., только она обладает нужной информацией. В связи с этим прошу отозвать из ежегодного оплачиваемого отпуска главного бухгалтера Жарову А. Д. Заместительглавногобухгалтера. Н. В. Потапова. С документом ознакомлен Начальникотделакадров. С. В. Климова. 26. При написании записок помните, что они должны быть краткими учитывая занятость адресата и понятными. И если вы установите правила их оформления, то любой работник с этим легко справится. Другие статьи журнала ГЛАВНАЯ КНИГА на тему Документооборот 2. Риски внедоговорной поставки если договор и накладная не дружат,. Учитываем расходы на уничтожение документов,. Списание топлива. В любой отрасли экономики существует необходимость строгого учета всех затрат предприятия, в том числе транспортных расходов, включая дизельное топливо. Организации, имеющие в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автомобили и другую дизельную технику и использующие их в своей деятельности для извлечения доходов, в одних случаях списание дизельного топлива относят в издержки обращения, в других возмещают за счет работников. При этом имеются некоторые особенности учета дизельного топлива. Особенности списания дизельного топлива. Бухгалтерский учет дизельного топлива на субсчете. Для этой цели на каждый объект учета открываются одна карточка на каждую марку дизельного топлива, в которые записываются данные о движении топлива и его стоимости. Остаток топлива в баках транспортных средств на конец отчетного месяца, учтенный на субсчете. Данные о наличии топлива в баках ежемесячно подтверждаются актом снятия остатков. Ежемесячно составляется акт списания дизельного топлива. Списание дизельного топлива на расходы происходит на основании накопительных ведомостей данных путевых листов о фактическом расходе топлива за отчетный период. Указанные ведомости принимаются к учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях делается соответствующая отметка. Кроме того, на основании документов, по которым в организации производился прием и отпуск ГСМ, товарно транспортных накладных, требований, ведомостей учета выдачи топлива и смазочных материалов материально ответственное лицо составляет отчет о движении ГСМ. Отчет вместе с документами по приходу и расходу представляется в бухгалтерию организации и служит основанием для отражения в учете движения ГСМ. Путевые листы после обработки передаются в службу топливно энергетических ресурсов для дальнейшей обработки и сверки с ведомостями учета выдачи и возврата дизельного топлива, приложенными к отчету о движении топлива и смазочных материалов, после чего заполняется карточка учета расхода топлива, ведущаяся на каждое транспортное средство, машину, механизм. Нормы списания дизельного топлива. При списании дизельного топлива необходимо помнить, что в состав затрат, учитываемых при расчете налога на прибыль, включается стоимость топлива в пределах установленных норм их расхода. Нормы списания дизельного топлива существуют для всех марок техники под линейной нормой понимается базовая норма расхода дизельного топлива механическим транспортным средством кроме списания дизтоплива на трактор, находящимся в технически исправном состоянии, на 1. Нормирование расхода топлива это установление его допустимой величины в определенных условиях эксплуатации для конкретной модели модификации механического транспортного средства. Нормы расхода дизельного топлива рассчитываются путем применения базовой нормы базового расхода и соответствующих установленных величин повышений снижений, а также величин дополнительного расхода топлива. Повышение нормы списания дизельного топлива производится в случаях. Основным документом первичного учета работы автомобиля является путевой лист, заполняемый перед выходом техники из гаража, в котором записываются задание водителю, время выезда и возвращения единицы техники, показания спидометра, наличие топлива в баках. Количество топлива в баках и показания спидометра должны соответствовать тем показаниям, которые были по возвращении единицы техники в парк записаны в предыдущем путевом листе. По данным учета бухгалтерия начисляет премии водителям до 1. За перерасход топлива сверх установленных норм по вине водителей с них производится удержание в установленном порядке 3. Устанавливаем нормы списания топлива. Минтранс России утвердил новые нормы списания ГСМ. Однако обязательно ли учреждению их применять для целей налогового учета Ведь, как показывает практика, самостоятельно разработанные показатели больше соответствуют потребностям учреждений. Давайте разбираться. Позиция финансистов. Итак, распоряжением от 1. Кроме того, определены специальные коэффициенты поправок, на которые можно корректировать показатели норм в зависимости от сезона, местности, массы груза. Расходы по списанию топлива в налоговом учете признают согласно рекомендациям данного документа. На этом настаи вают финансисты. В частности, их точка зрения высказана в письме Минфина России от 4 сентября 2. В нем сказано, что расходы, произведенные на приобретение топлива для служебного автомобиля, признают обоснованными только в рамках утвержденных Минтрансом России норм. При этом затраты могут быть подтверждены кассовыми чеками на покупку топлива и путевыми листами. В таком случае их можно учитывать при исчислении налога на прибыль. Альтернативная точка зрения. В Налоговом кодексе РФ сказано, что расходы на покупку ГСМ должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально. Но о том, что расходы на топливо должны быть нормированы, там не говорится. Получается, что учреждение может уменьшать налогооблагаемую прибыль на сумму фактических затрат на топливо, даже если они не соответст вуют лимитам, установленным Минтрансом России. Можно утвердить собственные нормативы. На практике названные лимиты, как правило, не соответст вуют реальным фактическим расходам ГСМ в конкретном учреждении. Вследствие чего возникает перерасход топлива. Кроме того, в распоряжении указанного ведомства приведен далеко не полный перечень эксплуатируемых автомобилей. Минфин России рекомендует по транспортным средст вам, по которым не приведены нормы, применять данные, указанные в технической документации письмо Минфина России от 4 мая 2. Однако работать с такими показателями невыгодно, так как в документации к автомобилю указывают минимальное потребление топлива для его использования в идеальных условиях, которые далеки от реальных. Кроме того, данный документ Минтранса России нельзя считать официальным нормативным актом. Он, так же как и предыдущие варианты, не был ни опубликован официально, ни зарегистрирован в Минюсте России. И даже в названии сказано, что это только методические рекомендации. А ведь ни Налоговый кодекс РФ, ни какой либо другой закон не требуют строго их применения. Также на основании пункта 1 статьи 4 Налогового кодекса РФ Минтранс России не вправе издавать нормативные акты по вопросам налогообложения. Учитывая все вышесказанное, можно прийти к выводу, что учреждение имеет право разработать свои альтернативные минтрансовским нормы списания ГСМ и применять их. А какова позиция судей Анализ арбитражной практики показывает, что применять нормы Минтранса России не обязательно. Об этом свидетельствуют постановления судов ФАС Уральского округа от 1. Но, к сожалению, они также свидетельствуют о том, что контролеры, как правило, считают иначе. Как разработать собственные нормы Чтобы разработать нормы расхода топлива, можно обратиться в специальные ведомства, например в Государственный научно исследовательский институт автомобильного транспорта. Самый простой способ разработать нормы для автомашин конкретного учреждения произвести контрольный замер. При этом, как правило, учитывают как специфику работы, так и климатические условия, в которых находится данное учреждение. Для этого в учреждении создают комиссию, которая фиксирует расход топлива каждой машины по их основным марш рутам. А затем в зависимости от показателей контрольных замеров рассчитывается средний расход топлива для каждого вида транспортного средства на 1. При этом необходимо предусмотреть возможность увеличения норм для отдельных случаев например, поездки по городу в час пик или из за изношенности автомобиля. Такие замеры можно производить с сезонной периодичностью отдельно для зимнего и летнего расхода топлива. Не забудьте обосновать лимиты документально. Документ, где зарегистрируют показатели по ГСМ по результатам контрольных замеров, будет подтверждать экономическую обоснованность их расхода. Помните, расчет норм топлива должен быть подтвержден подписью каждого члена комиссии, созданной учреждением.